Organizzare le vacanze diventa sempre più difficile soprattutto quando, a causa di un imprevisto, ci si trova costretti ad annullare la prenotazione in albergo. In questo caso, qual è la procedura giusta da seguire?
Qualsiasi tipo di vacanza si tratti, è sempre molto importante cercare di comportarsi nel modo giusto così da avere la possibilità di effettuare una seconda prenotazione proprio in quell’hotel in cui si è appena annullato il tutto.
Che cos’è la prenotazione alberghiera
Prima di affrontare argomenti e capire quindi in che modo annullare la prenotazione alberghiera, capiamo che cos’è in sé per sé una prenotazione alberghiera.
In linea di massima, è possibile affermare che si tratta di un contratto che si stipula da colui che prenota il soggiorno e coloro che mettono a disposizione la struttura.
Nella struttura in questione, ci sono presenti numerosi dettagli riguardo alla permanenza, ossia che cosa comprende e cosa è escluso.
Ogni cliente può scegliere vari trattamenti tra cui:
- pensione complete;
- all inclusive;
- mezza pensione;
- solo pernottamento;
- camera e colazione.
Ogni prenotazione alberghiera può essere fatta sia attraverso una telefonata che tramite email, utilizzando dei portali tra cui Booking o recandosi fisicamente in un’agenzia di viaggio.
Ci sono casi in cui l’annullamento può essere fatto, in base a ciò che afferma la legge, entro e non oltre un certo periodo di tempo.
In caso contrario, il rischio che si corre è quello di dover pagare una penale. La somma che quindi si dovrà pagare, potrebbe essere pari ad una parte della cifra che si sarebbe dovuta saltare nel momento in cui si usufruiva del servizio.
In poche parole ci si potrebbe trovare di fronte ad un annullamento di una prenotazione la quale si divide in:
- Rimborsabile: ossia quando è previsto un rimborso;
- non rimborsabile, ossia quando i clienti non ottengono la restituzione della somma versata al momento della prenotazione.
Sia che si tratti del primo che del secondo caso, è molto importante che nel contratto venga specificato il tutto.
Inoltre, nel momento in cui il cliente non firma nessun contratto, non rischia di perdere l’anticipo versato.
I tipi di prenotazione
In base a ciò che prevede la legge, le prenotazioni si suddividono in due tipologie, ossia:
- prenotazioni semplice in cui non si deve versare una caparra e si richiede la garanzia attraverso una carta di credito fino a quando il cliente non giunge nella struttura;
- prenotazione rafforzata, ossia quando si richiede una caparra o gli estremi della carta di credito come garanzia, un qualcosa che si fa per procedere al rimborso della penale nel caso in cui i viaggiatori non si presentino nella struttura.
Differenza tra caparra penitenziale e caparra confirmatoria
Nel momento in cui si annulla una prenotazione in albergo la quale era stata fatta a seguito di un versamento di una caparra, è molto importante capire il tipo di versamento effettuato.
Infatti la caparra si divide in due tipi diversi:
- caparra penitenziale la quale risulta avere una funzione di penale, in cui, in caso di disdetta, il proprietario dell’albergo ha la possibilità di trattenerla senza dover chiedere nessun risarcimento;
- caparra confirmatoria, ossia una tutela per l’albergatore nel momento in cui viene annullata la prenotazione. Infatti, insieme alla caparra, è possibile richiedere un risarcimento danni a causa del guadagno mancato.
La clausola penale
Nel momento in cui si annulla una prenotazione, si parla anche di clausola penale.
Infatti, si decide in anticipo quella che potrebbe essere la cifra del risarcimento nel momento in cui un cliente cancelli il soggiorno, andando però oltre i limiti di tempo stabiliti.
Potrebbe essere considerata come una penale anche il dover pagare le prime notti di pernottamento.
Nel momento in cui è presente quindi la clausola penale, l’albergatore può addirittura addirittura chiedere i danni.
I tempi previsti per annullare la prenotazione
In genere, annullare una prenotazione in albergo non prevede nessuna sanzione nel caso in cui l’annullamento viene fatto 30 giorni prima della vacanza.
Poco alla volta e quindi man mano che passano i giorni, l’albergatore può scegliere se applicare o meno delle penali.
In genere, a meno che non vi siano altre condizioni nel contratto, si richiede il pagamento dell’intera cifra nel caso in cui la disdetta viene fatta dopo 12 ore da quando sono arrivati.
Attualmente, per andare incontro a quelle che sono le esigenze dei consumatori, nel momento in cui si procede alla prenotazione, si può anche sottoscrivere un’assicurazione per l’annullamento così da coprire delle probabili penali che dovranno essere poi versate.
Nell’assicurazione, si fa riferimento a situazioni specifiche che entrano in gioco in caso in cui si verifica una delle seguenti situazioni:
- per morte del cliente o per la morte di un parente stretto;
- per infortunio malattia;
- per eventi indipendenti dalla volontà del cliente.