Le riunioni aziendali risultano essere uno strumento molto importante, che danno la possibilità ai partecipanti di dire la propria, trovare una soluzione ad un problema o condividere informazioni. Ecco quindi 7 consigli da seguire durante le riunioni di lavoro.
Potrebbe capitare che una riunione diventi un’arma a doppio taglio in quanto molte di loro si concludono senza aver detto o fatto nulla di concreto. Ma come cercare di ottimizzarle al meglio?
In cosa consistono le riunioni efficaci
Nel momento in cui si parla di una riunione efficace, si fa riferimento a degli incontri in cui si riescono a raggiungere gli obiettivi, stabiliti andando a coinvolgere ogni partecipante.
Nel momento in cui si va ad organizzare una riunione di lavoro che possa dirsi efficace, si va quindi a:
- ottimizzare risorse e tempo;
- favorire l’innovazione e la creatività;
- aumentare il senso di appartenenza e la motivazione;
- migliorare la collaborazione e la comunicazione all’interno dell’ambito aziendale.
Attraverso una riunione efficace si otterrà una produttività maggiore oltre che a dipendenti più felici del luogo di lavoro.
Per comprendere al meglio qual è la differenza fra una riunione inefficace e una efficace andiamo ad immaginare due scenari simili tra loro. Un esempio che comprende un’azienda turistica che deve realizzare delle offerte per la stagione estiva.
Nel primo scenario, il capo arriva in ritardo e non possiede un’agenda. Parla ai suoi dipendenti elencando dati e decidendo su cosa concentrarsi, preferendo destinazioni costose e andando ad ignorare le preferenze dei clienti.
Evita di ascoltare le opinioni degli altri presenti e la riunione va avanti per molto tempo e, dopo essersi conclusa, lascia molta confusione nei partecipanti.
Nella seconda ipotesi il capo arriva puntuale con un’agenda dettagliata ed espone, ai presenti, tutti i dati.
La presentazione viene integrata anche da domande ed opinioni degli altri partecipanti. Alla fine la riunione terminerà nel tempo stabilito e si avrà tra le mani anche una lista di cose da fare per portare a termine gli obiettivi decisi.
E’ semplice capire che i risultati che si sono ottenuti sono maggiori nella seconda riunione che nella prima.
Le varie tipologie di riunioni
Diverse sono le riunioni che si possono organizzare, ognuna delle quali ha bisogno di una giusta gestione e preparazione. Ecco quali sono le più comuni:
- riunioni strategiche, il cui scopo è quello di definire strategie ed obiettivi da seguire;
- riunioni operative che hanno lo scopo di trasformare in esecutivo una disposizione che è stata presa in precedenza, andando a definire ogni piano di lavoro;
- riunione informativa in cui si vanno a condividere le informazioni con ogni partecipante;
- riunione motivazionale, necessaria per cercare di riallineare ogni obiettivo si presenti attraverso la visione aziendale.
Insomma, qualsiasi tipo di riunione si scelga di organizzare, è necessario farlo seguendo delle regole precise. Vediamo insieme quali sono.
7 consigli da seguire per organizzare delle riunioni abbastanza efficaci
Non sempre risulta essere semplice organizzare delle riunioni efficaci. Per farlo è necessario essere in possesso di un’ottima preparazione oltre che ad una gestione e valutazione finale abbastanza chiara.
Ed è per questo che vi proponiamo 7 consigli pratici che danno la possibilità di organizzare nel modo giusto delle riunioni efficaci.
Definire l’obiettivo insieme all’agenda di riunione
Il primo step, per organizzare una riunione che sia efficace, è quello di definire perfettamente gli obiettivi che si vogliono raggiungere.
Questo deve essere misurabile, specifico, temporizzato e rilevante. Di grande aiuto potrebbe essere anche prepararsi un’agenda in cui verranno indicati tutti i punti da trattare nel corso della riunione.
Scegliere i giusti partecipanti
Molto importante, per organizzare una riunione efficace, scegliere attentamente i partecipanti.
Bisogna quindi evitare quindi di invitare persone che non sono coinvolte direttamente o che non sono interessate da ciò di cui si discuterà in riunione.
Spesso capita poi di credere che una riunione efficace sia una riunione numerosa. Non è detto che 20 persone siano meglio di 10.
Ed è per questo che è importante limitare il numero di partecipanti ed avvalersi dell’aiuto soltanto di coloro che sono realmente interessati.
Preparare tutte le attrezzature e i materiali necessari
Il terzo consiglio da seguire è quello di preparare in anticipo tutti i materiali e le attrezzature.
Ma per quale motivo? Nel momento in cui si decide di prepararsi con largo anticipo ogni documento, tra cui grafici, presentazioni e statistiche, sarà possibile comunicare direttamente ai presenti ciò che si vuole dire senza un eccessivo uso di parole, in quanto saranno proprio le immagini a parlare da sé.
Utilizzando quindi microfoni, computer e proiettori, sarà possibile trasformare la riunione in un qualcosa di più visivo e dinamico, così da riuscire a coinvolgere molto di più i partecipanti.
Rispettare le regole e il tempo delle riunione
Bisogna decidere la durata della riunione e il tempo che deve essere dedicato per ogni incontro.
È molto importante evitare che una discussione prenda la direzione di una chiacchierata informale in cui si parla del più e del meno.
Se la riunione dura più del dovuto, il rischio che si corre è quello di perdere del tempo prezioso e compromettere la produttività dei dipendenti.
Ascoltare e coinvolgere ogni partecipante
Bisogna realizzare un clima di fiducia in cui ogni partecipante viene incoraggiato ad esprimere la sua idea.
Solo nel momento in cui i partecipanti sentono così di poter dire ogni cosa, di sicuro si apriranno molto di più e potranno contribuire attivamente alla discussione.
Fare un riassunto delle azioni e delle decisioni da seguire
Gli ultimi minuti della riunione devono essere dedicati ad una sorta di riassunto in cui si fa il punto della situazione e si analizzano gli obiettivi da raggiungere, i problemi che sono stati risolti e le decisioni che sono state prese.
Si tratta di un punto molto importante per coloro che hanno messo in piedi questa riunione.
Una buona idea potrebbe essere quella di inviare a tutti i partecipanti un verbale riassuntivo così che non dimentichino le decisioni prese durante la riunione.
Valutare quanto sia stata efficace la riunione e chiedere un feedback
E’ molto importante evitare che la riunione termini senza una valutazione e scoprire se sono stati raggiunti o meno gli obiettivi stabiliti e se sono state soddisfatte tutte le aspettative dei presenti.
Ed è per questo che sarà importante chiedere loro di dare un parere su come è andata la riunione e su come potrebbe essere migliorata nel caso in cui vi siano dei punti di debolezza.
Per fare tutto ciò, si potrebbero utilizzare delle scale di valutazione, dei questionari, delle domande aperte o chiuse.