Molte aziende scelgono di gestire la nota spese aziendale tramite Excel, una soluzione economica ma che spesso dà vita a degli errori. Ma qual è il modo corretto per utilizzare tale servizio? Vediamo insieme come gestire il tutto nel modo migliore.
Nel momento in cui un lavoratore effettua un viaggio, può ottenere il rimborso delle spese sostenute. Un rimborso a cui potrà fare richiesta solo dopo aver compilato la nota spesa, un qualcosa che spesso viene fatto tramite un foglio Excel.
In che modo realizzare una nota spesa su Excel
Un’operazione decisamente importante è la compilazione di ogni nota spesa.
Infatti, nel caso in cui un lavoratore commette degli errori, il rischio che corre è quello di non ottenere nessun tipo di rimborso.
Per quanto riguarda l’azienda, è molto importante che quest’ultima metta a disposizione una nota spesa strutturata nel modo migliore così che si eviti di trovarsi di fronte a degli errori di compilazione oppure di problemi inerente all’archiviazione di ogni dato inserito al suo interno.
Si tratta di dati che dovranno essere conservati con molta cura proprio come dovrà essere conservata la documentazione fiscale che il dipendente fornisce.
Infatti, in qualsiasi momento il fisco potrebbe chiedere di visionare tali dati.
Per realizzare una nota spese Excel, si possono seguire due strade diverse, ossia:
- partire da un file vuoto;
- scaricare un modello che può essere reperito online.
Analizziamo insieme queste due opzioni.
Realizzare una nota spesa partendo da zero
Nel caso in cui si prenda la decisione di realizzare una nota spesa da zero, vi è la possibilità di personalizzare il tutto in base alle proprie esigenze.
Per farlo sarà sufficiente aprire un foglio di calcolo e aggiungere tutti i campi che si ritengono necessari.
Esistono dei campi che devono essere assolutamente inseriti, ossia:
- cognome e nome del dipendente;
- nome dell’azienda;
- data in cui c’è stata la trasferta;
- voci di compilazione;
- cifra per ogni spesa e cifra totale.
Sono questi campi che possono essere affiancati anche da altre voci tra cui: modalità di pagamento, tipo di documento fiscale che viene dato al lavoratore per dimostrare ogni spesa.
Scaricare un modello online per la nota spesa Excel
Nel caso in cui non si vuole creare un modello da zero, è possibile scaricarne uno on-line.
Visto che in rete sono presenti numerosi modelli, il consiglio da seguire è quello di scegliere una tipologia che più si avvicina alle proprie esigenze e di personalizzarlo, dall’inizio alla fine.
In che modo effettuare la compilazione della nota spese Excel
Dopo aver scelto il modello e impostato tutti i campi necessari, è importante che questo venga messo a disposizione di vari dipendenti.
Ed è a questo punto che faranno seguito tre fasi, ossia:
- compilare la nota spese, un azione che il dipendente dovrà fare ogni qualvolta rientra dalla trasferta, aggiungendo ogni informazione riguardo a quelle spese per cui chiede il rimborso;
- revisione, la fase successiva alla compilazione in cui l’azienda controllerà ogni dato aggiunto, verificando che ogni importo inserito corrisponda al giustificativo fornito;
- archiviazione e rimborso. Questa è l’ultima fase in cui, dopo che sono stati verificati i dati, verrà consegnata la documentazione al reparto contabile il quale effettuerà il rimborso ed attiverà il documento.
Quali sono i limiti della nota spese Excel
Scegliere di utilizzare una nota spesa Excel, di sicuro è una soluzione molto più comoda a differenza del metodo tradizionale in cui si segnava tutto con carta e penna.
Nonostante ciò, è bene sapere che la nota spese compilata tramite Excel può avere un rischio molto alto di errore.
Infatti, basta una mossa sbagliata e si vanno a modificare tutti i file e le formule presenti, andando così a compromettere ogni informazione.
È importante poi aggiungere che le numerosi fasi della compilazione dei file Excel, e quindi la presentazione, l’approvazione e la registrazione, hanno bisogno di un gran numero di email scambiate tra il dipendente, l’amministrazione, il commercialista e il consulente del lavoro, delle fasi che potrebbero creare confusione e dar vita a degli errori.
Qual è quindi la soluzione migliore da applicare in questo caso? Un’idea potrebbe essere quella di avvalersi di un software dedicato il cui compito è quello di fare in modo che il lavoro della compilazione e della revisione sia il più semplice possibile.
Ci sono poi numerosi altri vantaggi che si ottengono nel momento in cui si sceglie un software adatto, ossia:
- avere a disposizione una gestione contabile molto più organizzata in quanto, attraverso un software nota spese, vi è la possibilità di inserire ogni spesa andando a suddividere per categoria;
- possibilità di consultare molto velocemente la documentazione fiscale;
- avere controllo maggiore sulle spese;
- vedersi di fronte a rischi più bassi di errore.
Insomma, attraverso un software per la gestione delle note spese ogni dipendente collaboratore ha la possibilità di inserire molto più velocemente ogni dato e fare in modo che le ricevute vengano digitalizzate con molta semplicità.
Un documento che potrà essere visualizzato dall’amministrazione e aggiornato ogni qualvolta vengono aggiunte delle modifiche.