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Rimborso spese per i dipendenti: come funziona

Ogni azienda ha bisogno di avere un ottimo programma di contabilità necessario per fare in modo che l’intera parte amministrativa, oltre che a quella fiscale, sia ben in ordine. Si tratta di un argomento in cui rientrano anche il rimborso spese per i dipendenti. 

Rimborso spese per i dipendenti- Oipamagazine.it

Nel testo che segue andremo quindi a spiegare il funzionamento del rimborso spese dipendenti all’interno della busta paga, in quali casi è previsto e come ottenerlo.

I tipi di rimborsi per dipendenti all’interno delle buste paga

Ogni qualvolta il dipendente lavora all’esterno della sede e affronta delle spese che va a pagare di tasca sua, può ottenere un rimborso spese.

Tra i vari rimborsi fanno parte anche le spese riguardo alle trasferte di un lavoro, quelle di vitto, alloggio, oltre che alle spese sostenute per il carburante e quelle del pedaggio autostradale.

È possibile affermare che sono tre i tipi di rimborso spese esistenti, ossia:

  • rimborso spese forfettario;
  • rimborso spese analitico o a piè di lista;
  • sistema misto.

Analizziamoli insieme uno ad uno.

Rimborso spese forfettario

E’ l’azienda a decidere il tipo di rimborso spese da utilizzare. Nel caso in cui la scelta cada sul rimborso spese forfettario, si deve sapere che tutto ciò si basa su ciò che afferma il comma 5 dell’articolo 51 del TUIR.

Si tratta di una norma in cui si legge che il rimborso spesa non va a concorrere a formare il reddito del lavoratore dipendente fino a quando non si raggiunge una cifra pari a:

  • 46,48 euro nell’arco di una giornata per quanto riguarda le trasferte all’esterno del territorio comunale in Italia;
  • 77,46 euro nell’arco di una giornata per tutte le trasferte all’estero.

Si fa riferimento ad importi giornalieri in cui non si tiene conto di quanti giorni si è in trasferta.

In questo caso, ogni dipendente non deve presentare nessun tipo di documento in cui va a giustificare le spese in quanto il rimborso gli viene dato in maniera forfettaria.

La sola documentazione necessaria, è quella riguardo alle spese di trasporto e di viaggio.

Rimborso spese analitico o a piè di lista

In questo caso l’azienda può scegliere il rimborso analitico di ogni spesa il quale viene conosciuto anche con il nome di “a piè di lista”, un rimborso regolamentato anch’esso dal comma 5 dell’articolo 51 del TUIR.

Rimborso- Oipamagazine.it

Ogni spesa inerente ad ogni trasferta al di fuori del territorio comunale, non vanno a dar vita a reddito di lavoro dipendente nei seguenti casi:

  • rimborsi di spesa per la trasferta documentata insieme alle spese di trasporto, viaggio, alloggio e vitto;
  • rimborso di ogni altra spesa anche se non viene documentata, delle spese che il dipendente ha sostenuto fino a un importo al giorno pari a 15,49 euro per ogni trasferta fatta in Italia e di 25,32 euro per una trasferta fatta all’estero.

In questo modo, le aziende hanno la possibilità di gestire tutte le spese di dipendenti di trasporto, viaggio, alloggio e vitto.

Per mettere le mani su un rimborso, il dipendente dovrà mostrare una nota spesa, in cui aggiungere ogni dato della trasferta dove si vanno ad attestare ogni spesa sostenuta per trasporto, viaggio, alloggio, vitto e tutte le altre spese aggiuntive.

Ogni spesa riguarda l’alloggio e al vitto può essere documentato attraverso fattura elettronica intestata all’azienda o al lavoratore oppure tramite ricevuta fiscale o scontrino.

Invece, per quanto riguarda le spese di trasporto e di viaggio, per cui non ci sono limitazioni, è importante che queste vengano documentate attraverso titoli di viaggio, ricevute rilasciate dal vettore o biglietti nominativi.

Sistema misto

L’ultimo tipo di rimborso è formato da un sistema misto in cui si vanno ad unire le modalità appena descritte.

Quindi, insieme al rimborso analitico di ogni spesa di alloggio e vita, si aggiunge anche un’indennità di trasferta.

Tale sistema di rimborso fa perno sul fatto che:

  • se si tratta di rimborso analitico di spese di alloggio e vitto, il datore di lavoro può concedere un’indennità di trasferta forfettaria il cui valore è di 30,99 euro nell’arco di una giornata per ogni trasferta in Italia e di 51,65 euro al giorno per ogni trasferta all’estero.
    In quest’ultimo caso, si fa riferimento ad ogni unità forfettaria di due terzi pari a quella prevista dal metodo forfettario;
  • in caso in cui si tratta di rimborso analitico di alloggio e vitto, il datore di lavoro ha la possibilità di concedere un’indennità trasferta esentasse pari a 15,49 euro nell’arco di una giornata per tutte le trasferte fatte all’interno del territorio italiano e di 25,82 euro nell’arco di una giornata per le trasferte fatte all’ester.
    Per quest’ultima voce, si fa riferimento ad ogni indennità forfettaria pari ad un terzo di quella in previsione con il metodo forfettario.

Inoltre, la norma afferma che tutti i datori di lavoro, accanto ai rimborsi appena indicati, può concedere ogni spesa di trasporto e di viaggio senza che si determini il reddito di lavoro dipendente, anche nel caso in cui queste vengono documentate in maniera analitica.

Il funzionamento del calcolo del rimborso chilometrico

Nel momento in cui i dipendenti sono in trasferta, le imprese possono utilizzare anche il rimborso chilometrico.

Rimborso spese- Oipamagazine.it

In questo caso io le dipendente può preferire di usare un mezzo in suo possesso piuttosto che quello che l’azienda mette a disposizione.

Così facendo, ha la possibilità di farsi rimborsare dall’azienda tutte le spese che ha sostenuto nel corso del viaggio.

Inoltre l’azienda, per poter dare un rimborso chilometrico corretto, deve prendere in considerazione l’impatto fiscale che tali rimborsi hanno e quindi:

  • la tassazione di ogni rimborso al lavoratore dipendente;
  • la riduzione di ogni rimborso in capo all’azienda.