Nel momento in cui si parla di silent meeting, si fa riferimento a delle riunioni le quali si svolgono quasi del tutto in silenzio, degli incontri che risultano essere molto efficaci proprio perché vi è un coinvolgimento attivo di ogni partecipante, avvalendosi di una strategia mirata.
Si diffondono sempre di più i silent meeting, un tipo di riunione la quale risulta portare molti più benefici di quello che si crede. Ma vediamo insieme come funzionano e quali sono tutte le sue caratteristiche.
Quanto sono importanti le riunioni di lavoro
Sappiamo bene che per coloro che lavorano in team, le riunioni di lavoro risultano essere dei momenti molto produttivi e in cui, attraverso lo scambio di idee, si dovrebbe trovare una soluzione ad un particolare problema. Spesso però accade che queste siano efficaci ed inconcludenti.
Infatti, al termine di una riunione, spesso si ha la sensazione di non aver concluso granché e quindi di non aver avuto nessun tipo di vantaggio da questo incontro.
Tutto ciò potrebbe capitare anche per il tipo di metodo che si utilizza in molte riunioni.
In linea di massima, le riunioni si svolgono di fronte ad un presentatore in cui, nel momento in cui si rivolge ad un gruppo di dipendenti che ha di fronte a sé, va ad illustrare uno o più argomenti i quali dovrebbero interessare i partecipanti.
Questi ultimi, durante la fase finale del meeting, dovrebbero intervenire riguardo ai temi trattati per chiedere chiarimenti oppure per dare ulteriori spunti.
Si tratta però di un tipo di struttura che non sempre potrebbe sembrare perfetta.
Ed è per questo motivo che sta prendendo sempre più piede una modalità differente molto più efficace, ossia il silent meeting.
In cosa consistono i silent meeting
I silent meeting, o molto più semplicemente riunioni silenziose, non sono altro che delle riunioni durante le quali per la maggior parte del tempo si legge, in silenzio, un documento dettagliato su cui si discute soltanto durante l’ultima parte della riunione.
Quest’ultima fase viene guidata dalle facilitatore, ossia colui a cui viene affidato il compito di sintetizzare i commenti che i partecipanti rilasciano nel corso della lettura.
In poche parole, il solo momento in cui non vige il silenzio, è l’ultima parte del meeting in cui si affrontano questioni e argomenti che il facilitatore tira in ballo dopo aver letto i commenti che i vari partecipanti hanno lasciato.
È chiaro fin da subito che, differentemente dalla classica riunione many-to-many, in cui ogni pubblico svolge passivamente un ruolo in quanto non deve far altro che ascoltare e intervenire, nel caso lo desideri, sul finale, attraverso questo modello nuovo, il pubblico diventa parte attiva dall’inizio alla fine, andando a contribuire alla partecipazione del meeting durante la prima fase e influenzando anche la fase finale.
Si tratta di un tipo di riunione che è stato ideato da Jeff Bezos, il fondatore di Amazon, il quale ha affermato che è molto importante che le persone prendano parte alle riunioni e che quindi conoscessero tutto ciò su cui verte un determinato meeting.
Visto che è raro che si effettuavano le pre letture da parte dei partecipanti, Bezos credette che una buona idea era quella di far leggere, ai dipendenti, i vari documenti in maniera silenziosa così da dare inizio ad un secondo momento, ad una discussione dove chiunque fosse al corrente di cosa si stesse affrontando andando così a dare un buon contributo.
E’ da allora che hanno origine i meeting silenziosi, dei tipi di riunione che oggi vengono utilizzati da aziende molto grandi tra cui anche Twitter, una realtà in cui ogni meeting vede la presenza di 70 membri.
Come creare un silent meeting
Quattro sono i momenti fondamentali i quali permettono di realizzare un silent meeting che si possa dire proficuo ed efficace.
Vediamo insieme quali sono:
- organizzare un ordine del giorno e effettuare la scelta del facilitatore. All’interno dell’ordine del giorno si dovranno aggiungere tutti gli obiettivi che si vogliono affrontare nella riunione, sottolineando quindi cosa si desidera ottenere da tali incontro.
In poche parole, nel caso in cui si ha in previsione un meeting della durata di 30 minuti, si dovrà mettere in conto che 20 minuti dovranno essere utilizzati per la lettura del documento e 10 minuti per la discussione; - Realizzare un read table, ossia un documento che ogni presente dovrà leggere durante la prima parte del meeting.
Sarà questo il momento centrale di ogni riunione silenziosa su cui verterà poi la seconda fase, ossia la discussione.
Si tratta di un passo che nella maggior parte dei casi non viene nemmeno preso in considerazione all’interno delle tradizionali riunioni, un elemento che fa in modo che tali meeting silenziosi risultino essere molto più produttivi ed efficaci; - Commentare ciò che stanno leggendo i dipendenti. Durante questa fase, i partecipanti non dovranno soltanto leggere il documento ma si dovranno impegnare anche a rilasciare dei commenti nel caso in cui ve ne siano.
Inoltre, dopo che ogni lettore avrà terminato una prima lettura, dovrebbe iniziare tutto da capo e andare a leggere i commenti lasciati dagli altri.
Nello stesso momento, il facilitatore porta avanti un compito ben preciso.
In poche parole, nel momento in cui i presenti sono impegnati nella lettura, egli dovrà andare alla ricerca dei commenti e taggare, al loro interno, le persone adatte per dare la risposta.
Scansionare i vari commenti, dà la possibilità al facilitatore ,di fare in modo che il flusso sia più efficace riuscendo così a smaltire molto in fretta tutti e richieste.
Quindi, molte delle domande, vengono fatte e risolte per iscritto, senza pronunciare nessun tipo di parola. - La discussione. Nella parte finale della discussione, si lascia a spasso agli argomenti più importanti che devono essere affrontati con uno scambio di opinioni. La quarta ed ultima fase risulta essere la discussione verbale la quale vede come il ruolo principale quello del facilitatore.
I vantaggi del silent meeting
A differenza delle classiche riunioni, all’interno del silent meeting, ogni partecipante conosce perfettamente l’andamento e lo scopo dell’incontro visto che chiunque può leggere il materiale su cui verterà ogni riunione.
Si tratta di un aspetto molto importante che fa sì che tutti riescano a portare il filo del discorso, cosa che invece non accade all’interno delle riunioni one-to-many.
Visto che tutti i partecipanti hanno la possibilità di leggere il materiale, il ritmo di questa riunione risulterà essere molto più veloce e scorrevole.
All’interno dei vari silent meeting è presente una condivisione in cui chiunque può intervenire ogni qualvolta lo desidera tramite idee, commenti o domande le quali, durante la prima fase, saranno esclusivamente in forma scritta.
Ciò che ne risulterà, sarà uno scambio molto interessante di opinioni in cui chiunque può dare un contributo.
Attraverso tale modalità, si dà vita ad un’atmosfera informale in cui i partecipanti più introversi sono spinti a partecipare nonostante possiedono un carattere più chiuso.
Un qualcosa che non si verifica all’interno delle riunioni classiche in cui il rischio che si corre è quello di evitare di fare una sola domanda solo per la paura di dare fastidio.
All’interno dei silent meeting si è sottoposti di meno all’influenza del pensiero della maggior parte dei presenti e quindi chiunque può esprimere un’opinione con molta più libertà.
In questo modo, si dà vita ad uno scambio di idee libero, evitando che la conversazione vada a finire verso un punto morto.
Inoltre, i silent meeting risultano essere molto più brevi. Infatti, attraverso la lettura, si rende il tutto molto più veloce e scorrevole a differenza di ciò che accade nel momento in cui si va ad ascoltare un’altra persona, soprattutto se non si conosce l’argomento affrontato.
Attraverso la modalità silenziosa di lettura, è possibile ottimizzare al meglio i tempi andando a conoscere tutti gli argomenti che verranno poi affrontati nella discussione verbale.
Inoltre, nel momento in cui si va a leggere il materiale con il proprio computer, è possibile andare alla ricerca di elementi che non si conoscono così da comprendere il tutto al meglio.
I silent meeting sono perfetti anche per facilitare il tutto per i partecipanti da remoto differenza delle riunioni classiche che vanno da favorire soltanto i partecipanti in presenza.
Gli svantaggi del silent meeting
Ci sono casi in cui un silent meeting non risulti essere ottimale. Questo potrebbe accadere nel momento in cui si ha intenzione di realizzare una riunione in cui si desidera ispirare i colleghi, proponendogli delle storie di successo.
In casi del genere bisogna raccontare, attraverso una storytelling, un esempio preciso in cui però si utilizza un linguaggio non verbale.
I silent meeting risultano essere perfetti nel momento in cui si deve definire una strategia, andare alla ricerca di soluzioni precise o discutere di argomenti operativi e pratici.
Ciò che ne consegue è che i silent and meeting non valorizzano in maniera efficace la parte umana della connessione tra le persone.
Ed è per questo che è possibile affermare che si tratta di riunioni che non sono adatti per affrontare temi difficili ed emotivi i quali hanno bisogno di una conversazione aperta.
Sempre per la stessa ragione, è importante evitare i silent meeting nel momento in cui si vanno ad introdurre colleghi nuovi, una soluzione in cui ciò che ne risentirebbe è sempre la componente umana.
I silent meeting utilizzati anche con Zoom e Club House
Anche in altri ambiti, come all’interno dei silent Book Club, si è diffuso il modello silenzioso andando a dar vita ad una tendenza soprattutto in un periodo in cui la modalità da remoto è stata molto utilizzata.
Questo è ciò che è accaduto con Zoom dove la funzione in silenziosa si è trasformata in un qualcosa di molto utile per i vari utenti che hanno intenzione di concentrarsi su precise attività come meditazione, lettura o scrittura.
Attraverso un’analisi iniziale, si potrebbe credere che non risulti essere molto idoneo dedicarsi a tale attività, nel momento in cui ci si trova insieme ad altre persone anche se si fa riferimento allo stesso lavoro che si svolge all’interno di uno spazio di co working virtuale o in una biblioteca in cui chiunque può essere maggiormente produttivo in quanto più concentrato.
Infatti si tratta di un tipo di soluzione nata proprio in un periodo molto difficile in cui risultava essere sempre più complicato riuscire a mantenere la concentrazione.
Tutti sono a conoscenza del fatto che lavorare con un partner, vuol dire restare molto più focalizzato su degli obiettivi senza fare in modo che l’attenzione si disperda.
La sola differenza che si presenta con lo Zoom silenzioso è che tali partner non sono delle persone che si conoscono. Nonostante ciò, il concetto di base risulta essere lo stesso.
L’esperienza dell’avvocatessa youtuber Njeri Damali Sojourner-Campbell ne è la prova. Quest’ultima, durante il periodo della quarantena, ha dato inizio ad un gruppo di lettura silenzioso che prende il nome di Quarantined Pages.
Come lei stessa ha dichiarato, dopo essere riuscita a silenziare i troll, ossia i tipici disturbatori online, coloro che partecipano al gruppo riuscivano tutti i giorni a leggere insieme, in silenzio, andando ad incitarsi a vicenda così da ritrovare la concentrazione perduta.
Una moda che ha preso piede al punto che anche Club House ha dato vita a delle stanze silenziose.
Insomma, il modello dei silent meeting, ha fatto di veri e propri passi da gigante da quando Jeff Bezos lo ha proposto per la prima volta.