Oggi come oggi, la parola d’ordine per chi svolge un lavoro, soprattutto se si tratta di un lavoro on-line, è “Organizzazione”. È molto importante infatti, riuscire a tenere tutto sotto controllo. Ma quali sono gli strumenti che, in queste situazioni, fanno al caso nostro?
Lavorare on-line, di sicuro è molto più comodo soprattutto per coloro che lavorano da remoto. In ogni caso, è molto importante che un lavoro, per essere ben fatto, sia organizzato nel modo giusto. Ma quali sono gli strumenti da sfruttare per riuscire in questo obiettivo?
Che cosa vuol dire lavorare on-line
Coloro che lavorano on-line, molto spesso considerano i dispositivi tecnologici, come computer o smartphone, proprio come un’estensione del proprio corpo.
Chi invece sta decidendo di inserirsi, poco alla volta, in questo mondo, deve sapere che questo tipo di lavoro può essere fatto in ogni luogo.
Due sono gli elementi indispensabili per lavorare online, un computer e una buona connessione internet.
Si tratta di una professione che non lega più il soggetto ad orari di lavoro, ad un tipo di abbigliamento preciso oltre al non essere più costretti a svegliarsi presto la mattina, prendere l’auto e raggiungere l’ufficio.
Insomma, molti sono i vantaggi a cui si va incontro, anche se è bene sapere che bisogna prestare la giusta attenzione.
Infatti, il fatto che si tratta di un lavoro che si può svolgere a casa e che non ha bisogno di particolari dettagli, non vuol dire che non deve essere svolto nel modo giusto.
Ed è per questo che bisogna prestare molta attenzione all’organizzazione, evitando di prendere a cuore leggero ogni tipo di mansione che viene assegnata.
Ma in che modo? in questo caso potrebbero essere molto utili alcuni, se non tutti, dei 10 strumenti selezionati per organizzare al meglio il lavoro. Vediamo insieme quali sono.
Gli strumenti da usare per organizzare al meglio il lavoro
Quali sono gli strumenti che possono essere utilizzati per svolgere al meglio un lavoro online?
Ecco da di seguito la lista di 10 strumenti che, dopo aver utilizzato per la prima volta, non abbandonerete mai più.
Google Calendar
Il primo strumento di cui vi parliamo è Google Calendar, un tool che viene usato per organizzare la propria agenda.
Il suo utilizzo è molto semplice in quanto sarà necessario creare l’evento d’interesse, aggiungere al suo interno ogni informazione tra cui orari, notifica, posizioni e note e nulla di più.
Chi lo desidera, può inserire anche un link per organizzare una videoconferenza su Google Meet.
È possibile anche dare il permesso ad altre persone, di effettuare modifiche all evento, aggiungere partecipanti e prendere visione dell’elenco dei nomi inseriti nell’evento.
Google Calendar è gratuito per coloro che hanno un account Google. Se invece si ha bisogno di molte più funzionalità, un’idea potrebbe essere quale di sottoscrivere un piano proposto da Google Workplace il cui costo parte da € 4,68 ogni 30 giorni.
Un servizio in cui non è soltanto presente il calendario ma ci sono anche altri servizi tra cui Drive, Gmail, Chat, Google Meet, Slide, Documenti e molto altro ancora.
Keep
Keep è un servizio che Google propone gratuitamente e che viene utilizzato per segnare appuntamenti che possono poi essere sincronizzati su dispositivi mobili o sul computer.
Un servizio che viene proposto gratuitamente.
Creator Studio
Si tratta di un tool che si utilizza per la gestione delle pagine Facebook oltre che per gli account Instagram.
Attraverso questo servizio, è possibile programmare, salvare e pubblicare post oltre che a tenere sotto controllo l’andamento generale di ogni pubblicazione.
Numerose sono le funzionalità presenti tra cui anche il poter gestire messaggi di ogni pagina aziendale oltre che alla monetizzazione dei post.
Un tool che viene proposto in maniera totalmente gratuita e che ha bisogno soltanto di una grande dose di pazienza poiché vede al suo interno molte funzioni e numerosi aggiornamenti.
Tweetdeck
Questo è il sistema migliore per la gestione degli account di Twitter.
Attraverso questo strumento, è possibile riuscire ad organizzare lo spazio operativo e quindi programmare ogni post, realizzare o importare ogni lista dei social, essere sempre al corrente degli argomenti di tendenza, controllare l’andamento dell’account oltre che a quello dei propri competitor.
Un tool che non prevede nessun tipo di pagamento.
Trello
Trello è uno strumento che si sfrutta per tutti quei lavori che si fanno insieme ad un team da remoto.
Con questo tool, è possibile seguire un progetto dall’inizio alla fine assegnando così degli incarichi oltre che a delle scadenze, tenere sotto controllo il lavoro e scambiare allegati e messaggi.
Trello sfrutta il paradigma di Toyota degli anni 80, un metodo che si basa sulla divisione in cartelle.
Attraverso tale metodo di organizzazione, è possibile tenere sotto controllo molto velocemente, ogni attività sia di chi sta lavorando che dei vari passaggi che si portano a termine.
Uno strumento gratuito ma che può essere implementato con il piano Business Class o Enterprise il cui costo parte da 9,99 dollari al mese.
Google Drive
Uno dei classici strumenti per chi lavora on-line è Google Drive, utilizzato per salvare documenti e per condividerli.
Attraverso questo tool, è possibile caricare cartelle e file insieme a documenti di testo, progetti, foto, disegni, mappe e video.
Tramite le impostazioni di condivisione, è possibile condividere con gli altri, un link oppure decidere di proteggerlo se si desidera che questo non venga divulgato.
Coloro che hanno un account Google, potranno utilizzare questo servizio gratuitamente per i primi 15 giga. La versione a pagamento invece offre diversi piani a partire da 19,99€ all’anno per 100 GB fino ad arrivare a 49,99 euro al mese per 10 terabyte.
Dropbox
Dropbox è uno strumento abbastanza popolare il quale, attraverso i suoi continui aggiornamenti, viene usato per salvare oltre che a condividere immagini, testi e video.
Chi lo utilizza, ha la possibilità di gestire i file proprio come si fa sul proprio computer ed effettuare l’accesso da ogni luogo.
Un servizio che viene proposto gratuitamente fino a 2 giga mentre, con 9,99 dollari al mese si può utilizzare il servizio Dropbox Plus e, con 16,58 dollari al mese, si può attivare il servizio Dropbox Professional.
Wetransfer
WeTransfer in genere si utilizza per l’invio o per la ricezione di file di grandi dimensioni.
Per usarlo sarà necessario caricare i file sul sito, aggiungere la propria email e quella del destinatario. Dopo aver cliccato si “Invia”, l’allegato verrà inoltrato a chi si desidera.
E’ molto importante ricordare però che si tratta di un allegato che può essere scaricato durante i sette giorni successivi all’invio.
Per inviare file non superiori a 2 GB, WeTransfer è gratuito mentre, se si ha bisogno di un T di storage, è possibile attivare WeTransfer Pro il cui costo è di 12 euro al mese.
Skype
Passiamo poi a Skype, uno strumento di Microsoft utilizzato per comunicare con clienti, colleghi, parenti e amici.
È possibile inserire fino a 50 persone all’interno di una sola videochiamata. Si tratta di un servizio usato per inviare allegati, andare messaggi, condividere lo schermo oppure registrare chiamate.
Si tratta di un’applicazione che può essere utilizzata per Mac OS X, Windows, Alexa e molto altro ancora. L’app in questione è totalmente gratuita.
Zoom Cloud
L’ultimo strumento di cui vi parliamo è Zoom Cloud, una buona alternativa a Skype nel momento in cui si ha bisogno di una piattaforma che risulti essere più professionale.
Attraverso il piano gratuito, è possibile fare chiamate per una durata che non va oltre i 40 minuti con non più di 100 partecipanti, uno strumento perfetto per organizzare dei webinar.
Proprio come Skype, anche con questo strumento si possono registrare le chiamate oppure condividere lo schermo. L’applicazione può essere utilizzata per IOS, Android, Windows e browser web.
Non si dovrà pagare nulla per la versione Basic mentre, per quella Pro, il costo è di 139,90 dollari all’anno mentre per quella Business si dovrà pagare 189,90 dollari all’anno.