Per quanto tempo è necessario conservare le cartelle esattoriali, sia come promemoria che come ricevuta di pagamento? Scopriamolo insieme.
Oggi parliamo di un argomento importante per chiunque abbia mai ricevuto una cartella esattoriale: la conservazione dei documenti. Spesso ci si chiede per quanti anni sia necessario tenere le cartelle esattoriali e le ricevute di pagamento, ma non sempre è facile trovare informazioni precise in merito. In questo articolo faremo finalmente chiarezza sulla questione, scopriremo quali sono i tempi di conservazione previsti dalla legge e risponderemo ad alcune domande frequenti sul tema delle cartelle esattoriali.
Le cartelle esattoriali devono essere conservate?
Uno dei dubbi più comuni tra chi riceve una cartella esattoriale è se sia necessario conservarla o meno. La risposta è sì.
Le cartelle esattoriali devono essere conservate per un certo periodo di tempo, come previsto dalla legge. Questo perché questi documenti costituiscono una prova dell’avvenuta notifica dei crediti da parte dell’ente creditore.
Il termine di conservazione delle cartelle esattoriali varia a seconda del tipo di credito e della natura del documento.
Va tenuto presente che la scadenza dei termini di prescrizione non coincide sempre con quella dei termini di decadenza dagli obblighi tributari. Di conseguenza, anche dopo il decorso del termine prescritto dalla legge può essere utile mantenere in archivio le proprie cartelle esattoriali.
In generale – quindi – si consiglia sempre di conservare tutte le carte fiscali e i documenti rilevanti, riguardanti il proprio stato patrimoniale-finanziario per un arco temporale sufficientemente ampio da prevenire eventualmente problemi futuri, relativamente alla verifica degli adempimenti fiscali e possibili controlli effettuati dalle autorità competenti.
Ricevute di pagamento e tempi di conservazione della documentazione
La conservazione delle cartelle esattoriali e delle ricevute di pagamento è un argomento spesso sottovalutato, ma che può risultare molto importante in caso di controlli fiscali o giudiziari. Per quanti anni dovremmo conservare questi documenti?
Per quanto riguarda le cartelle esattoriali, il termine di conservazione varia a seconda della tipologia del debito e dell’ente creditore. Per i debiti relativi alle imposte sui redditi, ad esempio, la prescrizione avviene dopo 5 anni dalla scadenza del termine per il versamento.
Tuttavia, è sempre meglio conservare le cartelle esattoriali per un periodo più lungo (ad esempio 10 anni) al fine di evitare eventuali inconvenienti in futuro. Nel caso si decida di impugnare una cartella oppure ci sia una controversia con l’ente creditore, avere a disposizione tutta la documentazione potrebbe risultare fondamentale.
Genericamente, è consigliabile attenersi alle seguenti tempistiche:
- Bollo auto: 3 anni;
- Contributi previdenziali ed assistenziali: 5 anni;
- Sanzioni amministrative, tributarie, penali e multe stradali: 5 anni;
- Imposte statali come IRES, IVA, IRPEF, l’imposta di bollo, canone RAI, imposta di registro, il canone Rai e i contributi alle Camere di Commercio: 10 anni;
- Imposte regionali, provinciali e comunali (IMU, TASI, TOSAP, imposte regionali, provinciali e comunali): 5 anni.
Anche per le ricevute di pagamento valgono principi simili: sebbene non ci siano termini legalmente previsti per la loro conservazione, si consiglia comunque di mantenerle archiviate insieme alla relativa cartella fino al completo estinzione del debito.
Quelle non pagate devono essere conservate?
Le cartelle esattoriali non pagate rappresentano una questione spinosa per molti contribuenti. Ci si potrebbe chiedere se sia necessario conservarle o meno, soprattutto nel caso in cui si decida di non effettuare il pagamento.
In realtà, anche le cartelle esattoriali non pagate vanno conservate per un determinato periodo di tempo. Nonostante queste siano riferite a debiti che non sono stati saldati, è importante tenerle al sicuro e in modo organizzato.
Il motivo principale per cui dovresti conservare le cartelle esattoriali non pagate riguarda la prescrizione dei debiti: infatti, ogni volta che ricevi una notifica dell’Agenzia delle Entrate o degli altri organismi preposti alla riscossione della tassa, i termini di prescrizione del credito partono da zero.
Ciò significa che, se decidi di eliminare una cartella esattoriale dal tuo archivio, prima della scadenza dei termini previsti dalla legge (solitamente 5 anni), rischi di perdere traccia del debito, ma anche la possibilità di far valere eventualmente il diritto all’estinzione del rapporto giuridico con l’ente erogatore.
Pertanto, è consigliabile mantenere tutte le tue cartelle esattoriali e le ricevute di pagamento al sicuro, rendendole facilmente accessibili.
In questo modo sarai pronto ad affrontare qualsiasi situazione futura – relativa ai tuoi debiti – senza incorrere in sanzioni ed interessi di debito aggiuntivi.
Dopo circa 11 anni dalla notifica della cartella, è possibile che la stessa venga annullata.