Durante una riunione condominiale, è possibile esprimere il proprio voto tramite posta elettronica oppure tramite delega? Vediamo il regolamento in merito.
Nelle situazioni in cui un componente di un condominio desidera partecipare all’assemblea e votare nonostante la sua assenza fisica, spesso vengono impiegate le deleghe.
Questo metodo consente alle persone che non sono in grado di partecipare di persona di avere ancora voce in capitolo nel processo decisionale.
Tuttavia, trovare un sostituto adeguato non è sempre fattibile, in quanto altri potrebbero non accettare la delega o non ci si potrebbe fidare di soggetti esterni.
In queste circostanze è lecito esprimere un voto per corrispondenza durante l’assemblea condominiale?
Immaginiamo uno scenario in cui uno dei condomini riceve un avviso di un’assemblea programmata, ma sa già che non potrà partecipare a causa di impegni precedenti come lavoro o ferie.
A causa dei cattivi rapporti con gli altri condomini, questo individuo decide di esprimere il proprio voto via mail.
Possono scegliere di farlo tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o tramite PEC, che è l’equivalente elettronico.
Sorge la domanda: il presidente dell’assemblea può registrare il parere espresso per posta? In altre parole, è lecito votare per posta in assemblea condominiale? Vediamo cosa dice la legge in merito.
Come funziona la delega assemblea condominio?
La partecipazione all’assemblea di condominio è regolata da un chiaro regolamento così come delineato dalla legge.
In base a tali norme, ogni condomino ha diritto di partecipare all’assemblea sia personalmente che tramite un rappresentante, purché quest’ultimo sia munito di delega scritta.
La norma appare inequivocabile: si deve partecipare all’assemblea o di persona o tramite un delegato che deve essere presente in condominio al posto del proprio rappresentante. Sembra che non ci sia spazio per qualsiasi altra interpretazione.
La delega, per essere valida, deve essere redatta su carta semplice senza particolari requisiti. L’aspetto più importante è che sia trascritto e, naturalmente, sottoscritto dal soggetto che conferisce la delega.
La Cassazione ha suggerito che sia opportuno che il rappresentante del condominio specifichi la natura del proprio voto per ogni distinta deliberazione della delega.
L’indicazione del voto non è un presupposto di legittimità dell’azione, ma semplicemente una misura preventiva che potrebbe rivelarsi utile in caso di conflitti.
Ciò implica che l’assenza di qualsiasi indicazione di voto, detta anche delega in bianco, è del tutto legittima.
Se ne deduce, quindi, che all’interno di un corpo legislativo il delegato ha la libertà di votare in opposizione alla volontà del partito che lo ha delegato, e ciò non rende nulla la deliberazione.
In caso di mancato rispetto delle direttive delineate nella delega, esse possono essere impugnate solo nel rapporto tra i soggetti coinvolti, nello specifico tra delegante e delegato.
Non è possibile far valere l’inadempimento nei confronti di terzi, come ad esempio l’assemblea.
Chi è possibile delegare?
La legge vieta severamente la delega di responsabilità all’amministratore di condominio. Si tratta di una misura precauzionale per evitare potenziali conflitti di interesse che potrebbero insorgere. La logica alla base di questo divieto è abbastanza evidente.
L’assemblea è un evento aperto, e chiunque oltre all’amministratore può partecipare come delegato. Ciò implica che il delegato può essere proprietario di un condominio o un estraneo senza precedenti associazioni con il gruppo.
Le norme e i regolamenti in materia di condominio possono imporre limitazioni più stringenti rispetto a quanto attualmente previsto.
Un esempio di ciò sarebbe richiedere a un individuo di scegliere un altro proprietario di condominio come proprio rappresentante, piuttosto che un individuo esterno.
Sebbene i regolamenti possano tentare di soffocare il diritto di delegare, esso non può mai essere veramente estinto.
Pertanto, il condomino non presente ha sempre la possibilità di farsi rappresentare da un delegato.
La prassi dell’assemblea condominiale ha recentemente subito modifiche, con nuove norme che limitano l’uso delle deleghe.
Il conferimento delle deleghe è soggetto ad alcune limitazioni che devono essere osservate dalla legge. Ad esempio, se i condomini sono più di venti, al delegato non è consentito rappresentare più di un quinto del numero totale dei condomini e del loro valore proporzionale.
Il limite alle deleghe
In una struttura che contiene 25 condomini singoli, è obbligatorio che un rappresentante unico possa sostituire solo un massimo di 5 condomini.
Inoltre quei 5 condomini non devono costituire più di 200 millesimi della struttura complessiva.
Per aderire a tale vincolo, un unico soggetto può fungere da rappresentante per più condomini, consentendo loro di partecipare all’assemblea attraverso numerose deleghe.
Ai fini sia del quorum deliberativo che del quorum costitutivo, è evidente che tutti i condomini che sono rappresentati da uno stesso delegato si considerano presenti e partecipanti alla discussione come entità separate.
Chi ha diritto di voto tra i comproprietari?
Secondo le norme di legge, se una singola unità immobiliare è posseduta indivisa da più persone fisiche, queste hanno diritto ad un solo rappresentante in ogni assemblea.
Questo rappresentante è scelto a maggioranza dei voti tra i comproprietari e si basa sul valore della proprietà immobiliare di ciascun individuo.
Di conseguenza, se un proprietario possiede i 2/3 della proprietà mentre l’altro solo 1/3, la volontà di quest’ultimo ha la precedenza su quella del primo.
Nelle assemblee condominiali solo il comproprietario ha diritto di voto. Ciò implica che se una coppia è comproprietaria di un appartamento, solo uno di loro può impegnarsi e esprimere un voto, rappresentando anche gli interessi dell’altro individuo.
La questione se il comproprietario richieda la delega è oggetto di dibattito, in quanto non vi è né un consenso in diritto né in giurisprudenza che dia una risposta conclusiva alla questione.
Ci sono due lati dell’argomento. Una prospettiva è che il comproprietario sia legalmente riconosciuto come rappresentante dell’altro comproprietario, assolvendolo così dalla necessità di produrre una delega scritta per partecipare all’assemblea.
La tesi propone l’idea che se ci sono controversie tra comproprietari, è loro responsabilità risolverle. Si considera valida per l’assemblea la decisione presa da chi è intervenuto all’adunanza e si è identificato come rappresentante della comunione.
Tuttavia, una prospettiva alternativa sostiene che la legge impone una delega scritta per ogni persona che prende il posto di un altro durante l’assemblea.
Pertanto tale obbligo si estenderebbe anche al contitolare che dovrà presentare valida delega o altra documentazione che attesti la selezione dei contitolari nella scelta di uno di loro.
È possibile partecipare a un’assemblea tramite videoconferenza?
Dopo la crisi del Covid-19, la legge ha consentito l’opzione delle assemblee virtuali, anche se non è espressamente previsto dal regolamento condominiale.
Tuttavia, questo è possibile solo se la maggior parte dei proprietari di condominio acconsente a questo metodo.
Il sistema delle deleghe è ancora considerato efficace. Tuttavia, se una riunione si svolge in videoconferenza, si pone il problema di come autenticare la legittimità della delega.
Supponiamo che un anziano proprietario di condominio nomini suo nipote per rappresentarlo in un’assemblea virtuale.
Come verificare l’autenticità della delega? Sarebbe sufficiente mostrarlo su una webcam affinché il presidente possa testimoniare?
Al fine di garantire che le deleghe siano correttamente registrate e conservate nella documentazione condominiale, è tassativo che esse siano fisicamente presenti e a disposizione del presidente durante l’assemblea.
Questo perché devono essere allegati al verbale o, quanto meno, essere tenuti a portata di mano per riferimento.
Per garantire il successo della riunione in videoconferenza, è fondamentale che il presidente riceva le deleghe in modo tempestivo prima dell’inizio della riunione. Ciò consentirà al presidente di rivederli e conservarli come riferimento durante la riunione.
I mezzi con cui può essere trasmessa una delega per una riunione in videoconferenza variano e sono versatili.
Tali modalità prevedono la consegna tramite fax, email, PEC oppure mediante assegnazione all’amministratore o ad un altro partecipante, che potrà poi consegnarla fisicamente al presidente.
È lecito esprimere il proprio voto per posta durante un’assemblea condominiale?
Allo stato attuale, non vi è alcuna disposizione all’interno della legge per il voto per corrispondenza. Di conseguenza, si deve presumere che il voto per corrispondenza non sia un’opzione praticabile.
Ciò include modalità come l’invio di una lettera raccomandata o di una posta elettronica certificata il giorno della riunione o prima di essa, alcuni giorni prima.
Il motivo dell’assenza del voto per corrispondenza nelle assemblee condominiali è dovuto alle rigide linee guida previste dalla legge in merito alle modalità di partecipazione.
La deliberazione sarebbe invalida qualora il presidente dell’assemblea tenesse conto di un voto pervenuto per posta. Pertanto, il suddetto voto non può essere tenuto in considerazione dal presidente.
La Corte di Cassazione ha ammesso l’uso del voto per corrispondenza in una circostanza singolare: quando è utilizzato per stabilire un accordo negoziale che viene concordato all’unanimità dai residenti del condominio ed è finalizzato a derogare alle disposizioni di legge.
Come da sentenza della Corte di Cassazione sulla modifica dei criteri di ripartizione delle spese condominiali, è necessario un accordo unanime.
Tuttavia, è possibile che i singoli condomini esprimano il proprio consenso al di fuori dell’assemblea, purché sia rispettata la corretta forma scritta.
Nel caso in cui un condomino sia impossibilitato a partecipare all’assemblea, è comunque possibile che questi dia il proprio assenso.
Ciò può essere fatto sia con una raccomandata con ricevuta di ritorno, sia con l’invio di una pec (posta elettronica certificata), che comunicherebbe l’accordo agli altri condomini.
Come precedentemente dimostrato, è infatti possibile concedere autorizzazione scritta tramite posta ad altro condomino o a un terzo non correlato.
Tuttavia, è importante notare che questo atto di delega conferisce solo il potere di rappresentanza, e non esprime effettivamente un voto.